Por Fernanda Nazaré
A antiga concepção de que uma reunião presencial mostrava mais atenção e profissionalismo ao cliente caiu, de vez, por terra com a pandemia da Covid-19. Quem tinha essa visão teve que se adaptar e acabou percebendo que as reuniões virtuais também são proveitosas. Afinal, existem algumas vantagens como a pontualidade dos participantes aumentar, pessoas engajadas trocando ideias, sendo objetivas com suas listas de tópicos e tendo espaço de fala e escuta.
As famosas “calls” por aplicativos como Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, entre outros, foi a “tábua de salvação” para muitos negócios. Inclusive, abrindo possibilidade de contratação de equipe em diferente geolocalização e expandindo o leque de profissionais no time da empresa.
Dicas (com evidências científicas!) para reuniões à distância mais produtivas
Foi publicada na Harvard Business Review o artigo “Como fazer as pessoas participarem de forma ativa de reuniões virtuais”, produzido por Justin Hale e Joseph Grenny. A dupla testou cinco regras com 200 participantes de reuniões virtuais. Como resultado: 86% disseram estar mais engajados no virtual do que seriam em reuniões presenciais. Então, essas regras foram testadas em outras 15 mil pessoas. Essas dicas são:
1. A regra do “1 minuto”
Os primeiros 60 segundos são cruciais para manter os participantes engajados nas reuniões virtuais. Por isso, após se apresentar (quando necessário) comece pelas informações mais impactantes. Isso faz com que as pessoas prestem mais atenção na reunião.?
2. A regra da responsabilidade
Para evitar a posição de observadores, que permanecem de maneira passiva durante toda a reunião, é importante que você delegue responsabilidade a cada participante para que eles participem do diálogo e contribuam com a troca de ideias.
3. A regra “não dá para se esconder”
Esta regra desenhou um método para quando precisar pensar em novas ideias de um projeto, por exemplo, ou fazer um brainstorm com a equipe. Assim, quem estiver comandando a reunião poderá garantir que todos participem, mesmo os mais “desanimados”.
Anote aí: separe os participantes em duplas ou pequenos grupos em uma outra sala virtual para poderem falar em particular. O objetivo é que elas debatam o assunto delegado em busca de soluções e insights. Tome cuidado para não escolher um tópico muito complexo que faça com que esse “grupo separado” leve mais de 30 minutos.
Depois do tempo determinado para os grupos acabar, reúna todos novamente na mesma sala para que apresentem as ideias, de preferência em tópicos e sem conteúdo visual que tome muito tempo.
4. A regra do MVP (Produto Minimamente Viável)
O foco aqui é orientar quem está no comando da reunião. A dica para ser prático e eficiente é unir as informações quantitativas às qualitativas. Por exemplo, apresentação de dados, textos e estatísticas podem ser enviadas previamente por e-mail para que todos estudem antes a reunião. Já na reunião, todos estarão por dentro do assunto com todos os dados em mente e restará apenas espaço para tirar dúvidas e apresentar sugestões sobre o assunto.
5. A regra dos cinco minutos
Aqui, o objetivo é não dar brecha para que os participantes tenham cinco minutos sem alguma função, pois este é o tempo suficiente para se dispersarem e irem fazer algo que não tenha nada a ver com o assunto – como olhar as próprias redes sociais.
Então, o “pulo do gato” é dividir o tempo por igual e delegar tarefas para cada momento. Se for uma reunião de 15 minutos, inclua três tarefas, uma para ser feita a cada cinco minutos. Esta técnica promete envolver a todos na reunião sem espaço para divagar além do objetivo.
Ainda no estudo, os pesquisadores Justin Hale e Joseph Grenny ressaltam que, além dessas dicas, para a reunião virtual ser produtiva, ela deve ter um real motivo para acontecer. Marcar reuniões demais pode tirar a credibilidade dos encontros.
Para avaliar se o assunto merece a organização de uma reunião virtual, eles listaram alguns quesitos. Veja abaixo:
– Quando você precisa influenciar as pessoas em torno de um tema;
– Tomar decisões importantes;
– Solucionar problemas;
– Fortalecer as relações.
Você é do tipo que gosta de liderar grupos ou almeja este tipo de cargo? Então confira os nossos cursos em Psicologia Comportamental e MBA em Liderança e Gestão de Pessoas. Clique e saiba mais!
Com informações de: https://blog.runrun.it/reuniao-virtual/