Por Luciana Sampaio
Reunião e produtividade nem sempre são expressões que caminham juntas. O tempo de deslocamento, aquele “aquecimento” antes das discussões profissionais, as divagações de um e outro e os atrasos dos participantes acabam por tornar os encontros mais longos do que o previsto e nem sempre tão eficazes em termos de resultados.
Mudar esse cenário é possível com planejamento e regras claras. Em tempos de pandemia, quando muita gente está em home office, as reuniões online têm sido uma saída para reunir os membros das equipes. Ao invés de passar horas na frente da tela, os especialistas recomendam encontros diários rápidos, com duração de até 1 hora, de preferência pela manhã, para fazer o balanço das atividades já realizadas e verificar o que ainda deve ser entregue. A escolha prévia do número de participantes e a competência de cada um deles para a tomada de decisões podem otimizar a dinâmica da reunião. Separamos algumas dicas de planejamento que podem ser incorporadas que as reuniões sejam mais produtivas. Confira!
Antes da reunião:
Defina assuntos que serão discutidos e envie, com antecedência, o material necessário para que os participantes possam se inteirar das questões. A preparação da pauta é necessária para que o resultado seja positivo.
A presença de um mediador também facilita muito a condução dos assuntos. Ele ficará responsável pela organização do espaço, pela gestão dos assuntos da pauta, do tempo e daquela apresentação estratégico.
Na hora da reunião:
Quem convoca a reunião deve ser o primeiro a chegar para o encontro, juntamente com o mediador. A pontualidade dos participantes é fundamental. Caso alguém atrase, o ideal é que a discussão comece, para não comprometer a agenda dos presentes. O mediador deve estar atento para a pauta a ser tratada e, quando necessário, interromper as pessoas que atropelam os temas ou inserem outros, por conta própria.
Ao final do período, é preciso fazer o fechamento do que foi debatido, que pode ser feito por meio da definição de um plano de ação, com um roteiro a seguir, compartilhamento de responsabilidades e data de entrega.
Após a reunião:
Para não ter dúvidas, a confecção de uma ata, a ser enviada para todos os presentes, garante regras claras para que todos os participantes saibam o que devem fazer em relação a cada tema abordado.
E você? Tem alguma dica que já aplica para otimizar as reuniões no ambiente corporativo? Compartilhe com a gente!